Várias pessoas atendendo o mesmo WhatsApp: como organizar · Linkari
Guia prático

Vários atendentes, um número só de WhatsApp. Sem bagunça.

O problema não é o seu time. É a ferramenta. O WhatsApp Business foi feito pra uma pessoa atender sozinha. A partir de duas ou três, ele passa a criar o problema em vez de resolver. A saída é uma caixa de entrada compartilhada, em que cada conversa tem um dono visível.
Reconhece algum?

Isso acontece no seu atendimento?

Toque no que acontece por aí e veja o que fazer sobre isso.

Dois atendentes já responderam o mesmo clienteo que fazer
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Defina dono por conversa: quem pega, responde até o fim. Sem dono, ou dois respondem com informação diferente, ou ninguém responde achando que o outro foi.
Cliente ficou sem resposta porque cada um achou que o outro ia respondero que fazer
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Use uma fila única, visível pra todo mundo, com o que já foi respondido marcado. O problema não é falta de vontade: é que ninguém enxerga a mesma tela.
O celular do atendimento fica com uma pessoa, e para quando ela saio que fazer
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Tire o atendimento do aparelho. Cada pessoa com o próprio acesso, no mesmo número da empresa. Assim o almoço de alguém deixa de ser uma interrupção no atendimento.
Ninguém sabe dizer quem falou com determinado cliente da última vezo que fazer
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Passe a registrar quem atendeu cada conversa. É o que permite cobrar e elogiar com justiça, e é o que salva o atendimento quando alguém falta.
Já perderam mensagem quando o WhatsApp desconectouo que fazer
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Use o WhatsApp oficial do Meta no número principal. Ele não depende de um celular ligado e conectado, que é a causa mais comum de mensagem perdida.
A diferença

Um número num celular ou uma caixa da empresa?

Como é hoje

  • Um aparelho, uma pessoa por vez
  • Ninguém sabe de quem é cada conversa
  • O cliente repete a história a cada atendente
  • Mensagem some quando a conexão cai
  • Quem entra novo aprende perguntando pros outros

Como fica

  • Todo mundo atende na mesma tela, ao mesmo tempo
  • Cada conversa com responsável visível
  • O histórico abre junto com o cliente
  • A conversa fica registrada na empresa, não no aparelho
  • Quem entra novo lê e entende sozinho
Tudo na mesma caixa

E não é só o WhatsApp: tudo cai na mesma caixa.

📱WhatsApp oficial 💬WhatsApp Web ✈️Telegram 📸Instagram 👤Facebook ✉️E-mail 🌐Chat do site 👥Grupos

Mais de um número

  • Dá pra conectar mais de um número de WhatsApp, por loja, por equipe ou por sócio
  • Cada número tem o próprio link e o próprio QR Code, então você sabe por qual deles o cliente entrou

Um cliente, não quatro fichas

  • A mesma pessoa que fala no Instagram e depois no WhatsApp aparece como uma conversa só
  • Nada de dois cadastros do mesmo cliente porque ele trocou de canal
Quer o detalhe?

Abra só o que interessa pra você.

Quantas pessoas cabem no mesmo número?

No WhatsApp comum, o limite é o aparelho: mesmo com o aplicativo aberto em outros dispositivos, a conversa continua sendo de quem está com o celular na mão.

Numa caixa de entrada compartilhada, o limite passa a ser o seu time. Cinco, dez ou trinta pessoas atendem o mesmo número ao mesmo tempo, cada uma com o próprio login, e dá pra ver quem respondeu o quê.

Como dividir os atendimentos sem discussão

Três formas funcionam bem, e dá pra combinar: por rodízio, em que cada conversa nova vai pra próxima pessoa da fila; por assunto ou segmento, quando o time é especializado; e por responsável, quando o cliente já tem um vendedor dele.

Vale definir também o horário de atendimento. Fora dele, ou a conversa espera organizada na fila, ou a IA responde o básico e entrega pro humano no dia seguinte.

E se o cliente já falou com outra pessoa antes?

É aí que a caixa compartilhada paga o investimento. Quando a conversa abre, ela vem com tudo o que já aconteceu: o que foi falado, por qual canal, quem atendeu e o que ficou combinado.

O atendente não precisa perguntar "você já falou com alguém aqui?", que é a pergunta que mais irrita quem está do outro lado.

Quer ver o seu time atendendo na mesma tela?

Em 30 minutos a gente monta o cenário da sua operação, com os seus canais.

Agendar demonstração Atendimento em equipe Quando o vendedor sai